Digitalização Estratégica: Por que a tecnologia sozinha não garante a eficiência operacional nas Administradoras de Aluguéis e Condomínios

Nos últimos anos, presenciamos uma corrida desenfreada pela digitalização no setor imobiliário. Tendências recentes de Tecnologia, como portarias remotas, aplicativos e sistemas de gestão, e o papel de novas tecnologias com Fintechs, Insurtechs e Proptechs, têm proporcionado mudanças neste mercado. Empresas investem em softwares, aplicativos e sistemas automatizados, acreditando que a tecnologia por si só resolverá todos os desafios do negócio. No entanto, nossa experiência com inúmeros diagnósticos empresariais neste setor,  revela uma realidade diferente: a automação sem uma estratégia clara e bem definida,  frequentemente resulta em ineficiências persistentes ou até mesmo na transferência de problemas manuais para o ambiente digital.

A tecnologia é uma ferramenta poderosa, mas, como qualquer ferramenta, sua eficácia depende inteiramente de como é utilizada. Um martelo nas mãos de um carpinteiro experiente constrói uma casa; nas mãos de alguém sem conhecimento, pode causar mais danos do que benefícios. O mesmo princípio se aplica à tecnologia empresarial.

Eficiência Digital

Muitas administradoras implementam sistemas sofisticados apenas para descobrir que os problemas persistem, porém em formato digital. Processos mal estruturados não se tornam eficientes simplesmente porque foram digitalizados. Na verdade, frequentemente se tornam mais complexos e difíceis de corrigir.

●  O Desafio dos processos não mapeados: antes de automatizar qualquer processo, é fundamental entender completamente como ele funciona, quais são seus gargalos e onde estão as oportunidades de melhoria. Muitas empresas pulam essa etapa crucial e simplesmente replicam digitalmente os mesmos processos ineficientes que já existiam no papel. Ou ainda, deixam de colocar o cliente como a ponta final do processo. Isso resulta em sistemas que perpetuam erros, criam novos pontos de falha e, paradoxalmente, podem tornar a operação menos eficiente do que era antes da automação. Funcionários podem gastar mais tempo tentando adaptar o sistema do que realmente executando suas tarefas principais.

●  A fragmentação de sistemas: outro desafio comum é a implementação de múltiplos sistemas que não se comunicam entre si. Uma imobiliária pode ter um sistema para gestão financeira, outro para comunicação com clientes, e assim por diante. Sem integração adequada, esses sistemas criam ilhas de informação que dificultam uma visão mais ampla do negócio e geram retrabalho.

Os desafios operacionais "invisíveis"

Mesmo com sistemas automatizados, muitas imobiliárias e administradoras continuam enfrentando desafios operacionais que não conseguem identificar com clareza suas origens. Esses "gargalos invisíveis" são particularmente perigosos porque não são óbvios e podem passar despercebidos por longos períodos.

●  Dependência de conhecimento específico de pessoas: um dos gargalos mais comuns é a dependência excessiva de pessoas específicas para executar tarefas críticas. Mesmo com sistemas automatizados, se apenas uma pessoa sabe como operar determinada funcionalidade ou tem acesso a informações específicas, a empresa continua vulnerável. Essa dependência se torna ainda mais problemática quando a pessoa em questão se ausenta, sai da empresa ou simplesmente não consegue acompanhar o volume de demandas.

●  Ausência de padronização consistente: outro desafio invisível é a falta de padronização na execução de processos. Mesmo com sistemas que teoricamente padronizam procedimentos, diferentes funcionários podem interpretar e executar as mesmas tarefas de formas distintas, criando inconsistências que comprometam a qualidade do serviço.

●  Dados Inconsistentes: a proliferação de sistemas sem integração adequada frequentemente resulta em dados desencontrados. A mesma informação pode existir em múltiplos sistemas com valores diferentes, criando confusão e dificultando a tomada de decisões baseada em dados.

Para identificar esses gargalos, pergunte-se:

Sua equipe gasta muito tempo em tarefas manuais que poderiam ser automatizadas? Informações importantes precisam ser inseridas manualmente em múltiplos sistemas? A qualidade do serviço varia muito entre diferentes membros da equipe?

Conclusão

A eficiência operacional eficaz não vem da tecnologia em si, mas da combinação inteligente entre tecnologia, processos bem estruturados e pessoas adequadamente treinadas. Isso é o que chamamos de governança de processos.

‍