O passivo trabalhista e tributário que aparece só na fiscalização

SÉRIE DE ARTIGOS — DE SÍNDICO PROFISSIONAL A GESTOR DE ATIVO

O passivo trabalhista e tributário que aparece só na fiscalização

O condomínio, aos olhos da lei, é um empregador e um contribuinte como qualquer empresa. O passivo trabalhista e tributário que isso gera tem uma característica perversa: fica invisível até a primeira fiscalização — e, quando aparece, já não é mais um problema técnico, é jurídico.

O condomínio, na qualidade de empregador, é sujeito passivo de toda a legislação trabalhista e previdenciária federal — e o síndico, como representante legal, responde diretamente pelo cumprimento. Não é uma responsabilidade compartilhada com a administradora: é pessoal. E a maior parte dela recai sobre obrigações que não aparecem no balancete mensal, porque não são despesa — são conformidade.

O passivo trabalhista que vira crime

A folha do condomínio carrega as obrigações de qualquer empregador: registro formal, 13º, férias no período concessivo, FGTS de 8% e verbas rescisórias no prazo. Há, porém, uma exposição de natureza diferente das demais: o não repasse ao INSS das contribuições descontadas dos próprios empregados configura apropriação indébita previdenciária (art. 168-A do Código Penal), com pena de reclusão de dois a cinco anos — uma das hipóteses mais frequentes de responsabilização criminal de síndicos. A isso somam-se as Normas Regulamentadoras de segurança aplicáveis ao ambiente condominial, cujo descumprimento, em caso de acidente, configura negligência técnica do gestor. O passivo trabalhista raramente nasce de má-fé: nasce da ausência de um processo que coloque cada obrigação em pauta antes de virar problema.

A fronteira mais recente: a NR-1 e os riscos psicossociais

Desde 26 de maio de 2026, a Portaria MTE nº 1.419/2024 incluiu expressamente os fatores de risco psicossocial — assédio moral, sobrecarga, pressão excessiva, isolamento funcional — no Gerenciamento de Riscos Ocupacionais da NR-1, a norma-base de toda a segurança e saúde no trabalho. A regra aplica-se integralmente ao condomínio: basta um empregado, próprio ou terceirizado, para que ela incida — e, no caso dos terceirizados (portaria, limpeza, segurança), o condomínio responde de forma solidária. É a obrigação trabalhista mais recente e a menos conhecida — e o ambiente condominial, com o porteiro isolado na guarita e o zelador acumulando funções, é por natureza um dos mais propensos a gerar exatamente os riscos que a norma agora enquadra.

Dois terços do passivo tributário ficam fora do radar

O síndico que reduz a obrigação fiscal do condomínio ao Imposto de Renda e ao INSS da folha própria está deixando a maior parte do passivo fora do radar. As cotas arrecadadas para rateio não são receita tributável — mas as retenções sobre a contratação de terceiros são, e é nelas que se concentra a quase totalidade das autuações. A retenção previdenciária de 11% sobre cessão de mão de obra (art. 31 da Lei 8.212/1991) e a retenção de 4,65% de CSLL, PIS e COFINS sobre serviços de limpeza, conservação, vigilância e portaria (art. 30 da Lei 10.833/2003) alcançam exatamente os contratos mais comuns da gestão condominial — e, quando ignoradas, geram autuações retroativas que chegam ao mandato seguinte.

A reforma tributária muda o jogo até 2033

Sobre esse quadro incide a maior reestruturação tributária em seis décadas. A Emenda Constitucional nº 132/2023, regulamentada pela Lei Complementar nº 214/2025, substitui os tributos sobre o consumo por um IVA dual — CBS federal e IBS de estados e municípios —, em transição que se estende de 2026 a 2033. O condomínio é, por regra, excluído do rol de contribuintes; mas há uma exceção que o síndico precisa monitorar: se as cotas condominiais representarem menos de 80% da receita total, o condomínio passa a ser contribuinte sobre as receitas acessórias (locação de áreas comuns, cessão de fachada para publicidade). O ponto de atenção imediato não é a alíquota — é a obrigação acessória: desde janeiro de 2026, os documentos fiscais já exigem campos próprios de IBS e CBS, e a administradora que processa a folha precisa estar com os sistemas adaptados à dupla apuração.

O Gestor de Ativos não precisa dominar pessoalmente cada retenção e cada alíquota — precisa exigir que a administradora demonstre, com a tela do sistema vigente, que está apurando, escriturando e recolhendo corretamente. O mapeamento completo dessas obrigações, camada por camada, é o conteúdo do Capítulo 2 do ebook; o princípio que o antecede é mais simples e mais importante: sem uma rotina de verificação documental, o condomínio acumula um passivo invisível que só se revela quando o fisco cruza dados — e, nesse momento, o problema já é jurídico.

O levantamento das obrigações trabalhistas e tributárias do condomínio revela sempre o mesmo padrão: os passivos mais graves não decorrem de ignorância da lei, mas de ausência de processo sistemático de verificação. Uma checklist de cumprimento, atualizada e auditada pelo corpo diretivo, continua sendo o instrumento mais simples e mais eficaz de proteção disponível.

O que os 41 casos documentaram

Os quarenta e um casos mostram, na prática, a distância entre a gestão que trata a conformidade trabalhista e tributária como rotina documentada e a que a descobre na autuação. Em vários, o diferencial competitivo do síndico profissional perante o cliente foi justamente demonstrar — com a tela do sistema, não com a palavra — que a folha, as retenções e as obrigações acessórias do condomínio estavam em dia, num mercado em que a maioria não sabe sequer onde estão expostos.

O síndico amador enxerga a folha e os impostos como despesas a pagar. O Gestor de Ativos os enxerga como exposições a verificar — porque sabe que o passivo que não aparece no balancete é exatamente o que aparece na fiscalização.

41 casos reais documentados. Um método. Uma trajetória de Gestor de Ativos.

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Independência editorial: este conteúdo não defende o interesse de nenhum grupo. A curadoria do Gestor de Ativos é remunerada pelo valor entregue ao condomínio — nunca por comissão de fornecedor.

Giuliano Spolavori  ·  Eleva — Expansão Estratégica Imobiliária

Mais de 35 anos de atuação no mercado imobiliário e condominial · +2.200 condomínios e +110 mil unidades sob gestão ao longo da carreira.

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